Coordinateur(trice) des contrats – Finance

Offert au: Ottawa/N. de l’ON/N.-O. du QC/Windsor

Lieux de travail : 24 chemin Colonnade, Ottawa ON
Horaire: De jour, du lundi au vendredi
Salaire de départ : 55 425$/année

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) des contrats pour travailler en personne à notre quartier général situé à Ottawa.

Tâches associées au poste…

Au sein du département des finances et sous la supervision du superviseur des contrats et de l’analyse, le/la coordinateur/trice des contrats est chargé(e) de maintenir les données comptables des projets dans les bases de données de Commissionnaires, qui constituent la base de tous les états de paie sur le terrain et de la facturation des clients. Le/la titulaire du poste est également chargé(e) de gérer les rapprochements et les rapports interdivisionnels relatifs aux projets. Votre temps sera consacré de la manière suivante:

Créer et gérer des contrats à court terme

• Gérer et exécuter les demandes quotidiennes de contrats de service dans MS Outlook
• Attribuer et créer des numéros de clients et de projets dans MS Dynamics Great Plains
• Créer des postes pour la programmation et la rémunération des gardes dans le système de gestion du personnel et des salaires
• Assurer l’exactitude des projets créés dans les bases de données de Commissionnaires, y compris les informations sur les clients, les taux de rémunération et de facturation, les barèmes de taxe de vente applicables et les catégories de coûts budgétaires appropriées
• Rechercher les erreurs et les corrections nécessaires dans les documents contractuels et les demandes de services des clients
• Communiquer les exigences du projet aux superviseurs/planificateur(trice) des horaires et aux gestionnaires

Tâches administratives liées aux contrats

• Créer et maintenir des contrats annuels de services spéciaux pour les véhicules
• Créer des clients pour notre autre secteur d’activité, les services d’identification
• Créer et maintenir des dossiers appropriés pour chaque contrat/projet en veillant à ce que toutes les informations requises soient incluses
• Saisir les barèmes d’honoraires pour les contrats de facturation ou les services des clients

Analyse

• Examiner les contrats annuels en fonction de leurs implications financières et des modifications apportées aux informations relatives aux clients
• À l’aide d’Excel, élaborer des tableaux et des formulaires afin de s’assurer que les informations sont gérables, organisées et rapportables
• Gérer les demandes de renseignements des superviseurs sur le terrain, des administrateurs(trices) de paie et des gestionnaires concernant l’administration des projets
• Examiner les rapports d’erreur et comprendre comment corriger les erreurs de montage de projet

Autres tâches

• Aider à l’administration des contrats à long terme
• Réconcilier certains comptes du grand livre général
• Assister l’équipe chargée des comptes débiteurs dans le traitement des ajustements et la révision des relevés de compte des clients
• Recommander des améliorations du processus d’administration des contrats

Ce qui vous est offert :

• Emploi au sein d’une entreprise réputée et reconnue à l’échelle nationale
• Poste dans un milieu stimulant et gratifiant
• Perfectionnement professionnel payé par l’employeur
• Ensemble complet d’avantages sociaux
• Congés rémunérés, vacances et congés de maladie
• Régimes de retraite avec cotisations égales aux cotisations de l’employé(e), versées par l’employeur
• Programmes de tarifs préférentiels pour les employés, activités sociales et rassemblements des Fêtes

Vous êtes le/la candidat(e) parfait(e) si …

• Vous possédez d’excellentes compétences interpersonnelles, faites preuve de tact et de diplomatie
• Vous possédez de solides aptitudes à effectuer plusieurs tâches à la fois, à organiser et à établir des priorités
• Vous êtes en mesure de travailler de façon autonome et de gérer les échéanciers
• Vous portez une attention particulière aux détails et démontrez un degré élevé de précision
• Vous avez une forte affinité pour le service à la clientèle, incluant la capacité de fournir des explications simplifiées aux processus complexes
• Vous êtes en mesure de reconnaître, rechercher et analyser les problèmes et à fournir des solutions pratiques
• Vous êtes en mesure d’analyser et de régler des problèmes complexes avec différents intervenants
• Vous avez de solides compétences en informatique et vous avez de l’expérience dans la création/mise à jour de feuilles de calcul

Doit avoir:

Éducation

• Au minimum, diplôme d’études supérieures de 2 ans dans le domaine des affaires, de la finance ou de la comptabilité

Expérience

• Maîtrise du logiciel MS Excel
• Doit connaître MS Outlook, MS Word et Adobe Acrobat

Personnel

• Détenir ou être en mesure d’obtenir une habilitation de sécurité gouvernementale de niveau secret
• Compétences exceptionnelles en matière de communication (anglais parlé et écrit) et de relations interpersonnelles
• Souci du détail et volonté d’amélioration continue
• Excellence démontrée dans les interactions et les collaborations avec diverses parties concernées
• S’habiller et se présenter bien

Bon à avoir

• Expérience antérieure/exposition à la coordination des contrats et à la révision des documents
• Expérience avec MS Dynamics Great Plains
• Maîtrise du français

Comment appliquer:

Si ce poste vous intéresse, faites-nous parvenir votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à [email protected]

REMARQUE:

Seuls les candidats qui répondent aux exigences seront considérés pour ce poste. Les candidats qui ne répondent pas aux exigences peuvent être considérés pour des postes similaires.

Commissionnaires Ottawa valorise la diversité de son personnel et respecte l’individualité de chaque employé indépendamment de son origine ethnique, de sa nationalité, de sa religion, de son orientation sexuelle et de son âge.

Conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des politiques de mesures d’adaptation de Commissionnaires Ottawa, une demande de mesures d’adaptation sera acceptée dans le cadre du processus de recrutement.

Commissionnaires Ottawa n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) pour la présélection, l’évaluation ou la sélection des candidats. Toutefois, sachez que certains outils que nous utilisons dans le cadre de notre processus de recrutement et de sélection peuvent intégrer la technologie de l’intelligence artificielle.

Nous apprécions toutes les candidatures, mais nous contacterons que les candidats retenus pour une entrevue.