Coordonnateur(trice) de projet (Mandat de 2 ans)

Offert au: Ottawa/N. de l’ON/N.-O. du QC/Windsor

Lieu de travail : 24, chemin Colonnade, Ottawa ON
Horaire : De jour, du lundi au vendredi (37,5 heures/semaine)
Salaire de départ : 58 156 $ par année

Ce que vous ferez…

Commissionnaires Ottawa modernise les systèmes et les processus qui soutiennent son personnel, ses clients et sa mission. Nous cherchons un(e) Coordonnateur(trice) de projet pour se joindre à notre Bureau de gestion de projets (BGP) et veiller à ce que notre portefeuille de projets demeure organisé, documenté et dans les délais.

Relevant du gestionnaire, BGP, et recevant des directives quotidiennes des gestionnaires de projet et des analystes d’affaires, vous tiendrez à jour les échéanciers, les registres et la documentation des projets, et préparerez les rapports d’étape et les tableaux de bord qui informent la direction.

Vous serez la personne-ressource pour la coordination des réunions de gouvernance, des ateliers avec les parties prenantes et de la logistique des essais et des mises en service, ainsi que pour la gestion des gabarits, des outils et du répertoire documentaire du BGP.

Parmi vos responsabilités, notons…

• Tenir à jour les registres RAID (risques, hypothèses, enjeux et dépendances), des actions, des décisions et des demandes de changement, et faire le suivi auprès des responsables pour fermer les éléments à temps
• Tenir à jour les échéanciers de projet et faire le suivi des jalons, des livrables et des dépendances entre les initiatives
• Gérer le répertoire documentaire du BGP dans SharePoint en appliquant une structure de fichiers, des conventions de nommage et un contrôle des versions uniformes
• Faire le suivi des dépenses, des bons de commande et des factures des fournisseurs par rapport aux budgets approuvés, et signaler les écarts
• Regrouper l’information sur l’état des projets pour produire les rapports d’étape hebdomadaires, les tableaux de bord du portefeuille et les dossiers de reddition de comptes pour la direction et le comité directeur
• Planifier et coordonner les réunions de projet, les ateliers et les séances de gouvernance; préparer les ordres du jour et consigner les procès-verbaux, les décisions et les actions
• Coordonner la logistique des essais, du basculement, des mises en service et des séances de formation, y compris pour les bureaux régionaux
• Consigner les nouvelles demandes de projet et d’amélioration dans le processus d’accueil du BGP
• Tenir à jour les gabarits et les outils de collaboration du BGP, soutenir l’intégration des nouveaux membres des équipes de projet, et documenter les leçons apprises

Ce qui vous est offert :

• Emploi au sein d’une entreprise réputée et reconnue à l’échelle nationale
• Poste dans un milieu stimulant et gratifiant
• Perfectionnement professionnel payé par l’employeur
• Ensemble complet d’avantages sociaux
• Congés rémunérés, vacances et congés de maladie généreux
• Programmes de tarifs préférentiels pour les employés, activités sociales et rassemblements des Fêtes
• Stationnement gratuit sur place

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous…

• Êtes très organisé(e) et minutieux(se), capable de suivre de nombreuses actions, documents et dates à la fois
• Faites des suivis avec persévérance et diplomatie pour obtenir les mises à jour et fermer les actions
• Rédigez des procès-verbaux, des résumés et de la correspondance concis
• Savez prioriser les demandes de plusieurs personnes et signaler les conflits rapidement
• Aimez travailler avec une grande variété de collègues, de fournisseurs et de bureaux régionaux
• Cherchez des façons pratiques d’améliorer les outils et les processus

Ce que vous devez avoir :

• Diplôme collégial en administration des affaires, gestion de projet, technologies de l’information, bureautique ou domaine connexe (une combinaison pertinente de formation et d’expérience sera prise en considération)
• 2 ans d’expérience en coordination de projets, en soutien à un BGP ou en soutien administratif dans un environnement de projets ou de TI
• Maîtrise avancée de Microsoft 365, en particulier d’Excel, et connaissance pratique de SharePoint et Teams
• Connaissance pratique du cycle de vie des projets, des registres RAID, du contrôle des changements et des rapports d’étape, et familiarité avec les approches Agile et en cascade
• Expérience de la préparation de tableaux de bord et de rapports sommaires
• Expérience des outils de planification et de suivi de projets, comme Planner, Asana ou d’autres plateformes de gestion du travail équivalentes
• Grande discrétion et capacité à traiter de façon responsable les renseignements sensibles de l’organisation, des employés et des clients
• Atouts : français; certification CAPM (ou en voie d’obtention); Power BI; expérience du soutien à la mise en œuvre de technologies
• Doit être admissible à une cote de sécurité de niveau Secret du gouvernement du Canada, et être en mesure de l’obtenir et de la maintenir

Processus de candidature

Si ce poste vous intéresse, faites-nous parvenir votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ à [email protected].

REMARQUE : Seuls les candidats qui répondent aux exigences seront considérés pour ce poste. Les candidats qui ne répondent pas aux exigences peuvent être considérés pour des postes similaires.

Commissionnaires Ottawa valorise la diversité de son personnel et respecte l’individualité de chaque employé indépendamment de son origine ethnique, de sa nationalité, de sa religion, de son orientation sexuelle, de son genre et de son âge.

Conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario, à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et aux politiques de mesures d’adaptation de Commissionnaires Ottawa, une demande de mesures d’adaptation sera acceptée dans le cadre du processus de recrutement.

Commissionnaires Ottawa n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) pour la présélection, l’évaluation ou la sélection des candidats. Toutefois, sachez que certains outils que nous utilisons dans le cadre de notre processus de recrutement et de sélection peuvent intégrer la technologie de l’intelligence artificielle.

Nous apprécions toutes les candidatures, mais nous ne contacterons que les candidats retenus pour une entrevue.

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